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LA DIGITALIZACIÓN EN EL ÁREA DE LOS RRHH

Feb 6, 2023 | Noticias, Personal

La visión de Ayanet RHHH en la digitalización del sector

La digitalización de las áreas de RRHH se perfila como una de las tendencias que más influirán a las empresas de cara a este 2023.

No solo como herramienta en la optimización y eficiencia de nuestros procesos, sino tomando un papel mucho más importante en el cuidado y apoyo a nuestros empleados.

Desde Ayanet tenemos claro que el principal activo de cualquier empresa son sus empleados.

Como expertos en la materia y fruto de nuestra experiencia, somos conscientes de que un empleado motivado, seguro de sí mismo y comprometido con su proyecto, representa el mayor de los activos que puede tener una organización y el eje sobre el que giran todos los proyectos de esta.

Sin embargo, en muchas ocasiones, nuestros trabajadores pueden pasar a un segundo plano cuando las tareas administrativas del día a día ganan terreno y nos distancian de ellos, en especial cuando se atraviesan procesos de cambio y crecimiento en los cuales, los objetivos y las metas, se convierten en nuestra prioridad.

Es en estos momentos en los que más atención debemos prestar a nuestro equipo, pues son ellos quienes finalmente llevarán a la empresa a la consecución de los mismos.

¿Por qué deberíamos prestar más atención a nuestros empleados?

A día de hoy, se percibe una tendencia por parte del empleado, a reclamar más feedback y orientación sobre su trabajo, sobre como lo están desempeñando y que pasos debe tomar para mejorar en sus tareas.

La satisfacción de esta necesidad ayuda a que nos sintamos profesionalmente realizados, nos llena de confianza y a que tengamos una mejor experiencia de empleado en nuestra empresa.

En conclusión, da una visión y una percepción positivas sobre nuestra organización o empresa y por ende potenciar la retención del talento dentro de nuestra organización.

Por el contrario, desatender estas necesidades, puede implicar resultados negativos como la frustración, inseguridad, la pérdida de motivación y al distanciamiento de la organización. Estos aspectos pueden traducirse directamente a una fuga del talento de nuestra empresa.

Proyectos como una exitosa implantación de evaluaciones del desempeño o una definición clara de las funciones son herramientas primordiales para solucionar este problema.

Ahora bien, poder atender estas necesidades y llevar a cabo estos proyectos, implica una gran inversión de tiempo, cuando muchas veces, el tiempo suele ser bastante difícil de encontrar.

En el área de RRHH, esto sucede continuamente, aunque no sea tan visible como en otros departamentos o sectores.

Los ladrones del tiempo en el área de RRHH.

A priori organizar las vacaciones de un departamento u organización, no presenta mayor desafío, siempre y cuando utilicemos las herramientas adecuadas.

De lo contrario podemos vernos inmersos en innumerables reuniones, excels reenviadas y correos interminables para poder cuadrar a todos los miembros del equipo.

Parte de nuestras horas se invierten en revisar y comunicar fichajes con el objetivo de que ante una inspección de trabajo podamos presentar un informe que cumpla con la reglamentación hoy en día exigida.

Y poco hay que hablar de las incesantes cadenas de correo que pueden surgir a causa de incidencias en nómina, cuando y donde estará disponible y por qué estos conceptos reflejan una cosa y otra no.

Todas las respuestas, registro y comunicación de toda esta información implican una carga laboral administrativa que puede superarnos en ciertos momentos.

Entonces ¿Cómo podemos evitarlo? Al fin y al cabo, aunque lleven gran cantidad de tiempo, esta información es crucial y de gran importancia.

Para nuestros empleados

¿Cómo podemos hacer que toda esta información llegue a nuestros empleados de manera accesible?

Y si estamos haciendo esto, ¿de dónde sacamos tiempo para nuestros empleados si estamos inmersos en una pila de trabajo administrativo?

Aquí es donde entra en juego la digitalización.

La digitalización como herramienta para simplificar las tareas de RRHH

Hoy en día, la tecnología ayuda a simplificar muchos procesos y en especial a acotar tiempos. Y esto no es solo aplicable a líneas de producción, procesos contables o comerciales.

Multitud de sectores utilizan plataformas, o softwares para la optimización y desarrollo de procesos no relacionados con la producción.

Las inmobiliarias publican y gestionan sus ofertas por medio de aplicaciones móviles, las empresas de retail controlan sus inventarios y existencias por medio de sus ERPs y cientos de departamentos comerciales utilizan sus CRMs para registrar todas sus interacciones con sus clientes, mejorar el servicio y canalizar todos los procesos de venta.

Desde hace años llevan inmersas en un proceso de digitalización constante con el fin de llegar al usuario final, poner a su disposición la información y la solución para sus necesidades.

Entonces, ¿qué ocurre con los Recursos Humanos? ¿Acaso no podemos implementar herramientas digitales para dinamizar toda la carga de trabajo y permitirnos centrarnos en nuestro equipo?

Desde luego que sí podemos.

¿Qué procesos dentro de los recursos humanos podemos mejorar u optimizar gracias a la digitalización?

Muchos procesos, en especial aquellos repetitivos y que representan la mayor carga de trabajo administrativo, son los más susceptibles de automatizarse o digitalizarse:

  • La gestión de ausencias y vacaciones.
  • El control del horario y el fichaje.
  • La organización y comunicación de turnos laborales.
  • El envío de las nóminas y su comunicación a los empleados.
  • La Firma digital de documentos.
  • La resolución y comunicación de incidencias en nómina.

Son algunos que podemos mencionar.
Todos ellos por sus características pueden simplificarse, automatizarse e incluso hasta cierto punto, desvincularse de la labor del día a día del responsable de RRHH logrando que se gestionen de manera orgánica entre todos los actores que intervienen.

¿Cómo puedo optimizar los procesos de RRHH?

La principal baza para implementar la digitalización en el departamento, son desde luego los softwares o plataformas de gestión de personas.

Hoy en día ya existen gran variedad de ellos, cada uno respondiendo o aportando soluciones específicas ya sea para registrar la entrada y salida, llevar un calendario o incluso automatizar la nómina.

Ahora bien, utilizar un software diferente para cada necesidad, puede ser contraproducente.

Tener que cambiar continuamente de plataforma, estar registrado en diferentes aplicaciones y en diferentes dispositivos, puede no ser el mejor enfoque.

En ese sentido, desde Ayanet, creemos que la mejor solución pasa por centralizar la información y los procesos que queremos digitalizar.

Los “Todo en Uno” de las plataformas de RRHH.

Las plataformas All in One o Todo en Uno, como, por ejemplo, Factorial, se perfilan como la próxima tendencia en el mundo de la digitalización y la experiencia de usuario de cara a los RRHH.

Por medio de la accesibilidad, interfaces amigables y la unificación de diferentes funciones o módulos, logran que podamos unificar todas las tareas en un único espacio sin tener que acudir y perdernos entre diferentes aplicaciones o dispositivos.

Una vez más, logramos centralizar toda la información en un único lugar, donde los empleados saben que deben acudir para acceder a su documentación o interactuar con la empresa.

Creamos un único canal de comunicación, evitando mensajes, conversaciones y correos fuera del mismo.

Todo centralizado, accesible, visible y a disposición de todos los interesados.

¿Qué beneficios puede brindarme un Software de RRHH?

El beneficio más notorio es el tiempo disponible tras la implementación.

Para los responsables de RRHH, supone poder invertir todas las horas anteriormente invertidas en procesos administrativos, en el desarrollo de nuevas estrategias para los empleados, tiempo para atenderles y escuchar sus necesidades, así como a realizar otras tareas más críticas como, por ejemplo, poner en marcha las evaluaciones del desempeño.

Los managers y responsables de equipo también se benefician del acceso a la información, teniendo claro cuando y donde se encuentran sus trabajadores y ayudándoles a realizar una mejor gestión de su gente, algo que se traduce directamente en eficiencia y efectividad de los equipos.

Finalmente, y como hemos hablado antes, los empleados tienen toda la información que les compete a su disposición, por lo que se sienten seguros y sin incertidumbre sobre si sus vacaciones están aprobadas, donde está mi nómina o si he fichado correctamente.

Esto les permite centrarse más en sus tareas y además, a recibir la importante atención que mencionábamos al comienzo por parte de sus responsables de equipo y el departamento de RRHH.

Todo ello se traduce en un entorno de trabajo transparente, de confianza y con una percepción positiva de la empresa.

Desde la digitalización, encontramos otra forma de cuidar y nutrir nuestros activos más importantes: empleados motivados, seguros de sí mismos y comprometidos con la organización.

¿Por qué recomendamos Factorial entre otros sistemas de digitalización de RRHH?

Tras analizar otros sistemas, creemos que Factorial cumple con los requisitos para posicionarse como uno de los mejores All in One en el mercado unificando prácticamente todos los procesos en un único lugar.

Ofreciendo numerosos módulos, como los anteriormente mencionados:

  • Gestión del tiempo.
  • Vacaciones y Ausencias.
  • Control horario.
  • Publicación de turnos.
  • Firma digital.

Incluso algunos que cómo consultoría de RRHH, nos tocan de más de cerca, como, por ejemplo:

  • Evaluaciones del desempeño.
  • Gestión de la selección de personal.

En relación con lo anteriormente mencionado respecto al tiempo, Factorial puede traducirse en horas ahorradas:

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