Si gestionas RRHH en una empresa, probablemente hayas vivido esto más de una vez: un proceso de selección que se alarga más de lo previsto, candidatos que no llegan o que llegan pero no encajan, o una incorporación que no funciona y que obliga a empezar de nuevo. No siempre es culpa del mercado ni de la escasez de talento. En muchos casos, el problema está en la propia metodología de captación.
En Ayanet llevamos más de 25 años gestionando la captación de perfiles para empresas de todos los tamaños y sectores. Y lo que hemos visto es que los procesos que fallan suelen hacerlo por las mismas razones. Te las contamos.
Por qué mejorar el proceso de selección debería ser una prioridad
Una búsqueda mal diseñada tiene un coste elevado y que pocas empresas calculan bien. No solo el tiempo invertido en revisar candidaturas, hacer entrevistas o esperar a que alguien acepte una oferta. También el coste de que el puesto siga vacante mientras el equipo absorbe esa carga, o el coste de una incorporación fallida que obliga a empezar de cero.
La buena noticia es que mejorar el reclutamiento no requiere grandes inversiones. Requiere revisar cómo estáis haciendo las cosas y ajustar los puntos que están generando fricción. Si además el volumen de procesos os supera, siempre podéis valorar externalizar la selección de personal o apostaros en partes concretas del proceso.
¿Por qué hay vacantes que tardan meses en cubrirse?
Según el informe «El ajuste de la oferta y la demanda de empleo» del SEPE, se consideran de difícil cobertura las vacantes que permanecen abiertas 90 días o más, y su número lleva varios trimestres al alza en España. La causa principal no es la falta de trabajadores en general, sino el desajuste entre la formación de los candidatos y los requisitos reales del puesto.
Ese desajuste es mayor cuanto más grande y especializada es la empresa. Cuanto más sofisticado es el perfil que se busca, más se reduce el grupo de candidatos potencialmente válidos, y eso alarga el proceso si no se trabaja con una estrategia de búsqueda activa más allá de publicar la oferta y esperar.
Las causas más repetidas por las empresas, según el mismo informe, son:
- Falta de cualificación técnica específica.
- Carencias en competencias transversales (idiomas, comunicación, liderazgo).
- Escasez de candidatos en la zona geográfica del puesto.
- Condiciones del puesto (salario, turnos, ubicación) que no encajan con las expectativas del mercado actual.
Los errores más frecuentes vistos en al buscar candidatos
1.El perfil del puesto no está bien definido
Es el error de origen y el que más impacto tiene en todo lo que viene después. Cuando el perfil no está bien definido, la oferta atrae a candidatos que no encajan, las entrevistas no tienen un criterio claro de evaluación y la decisión final se toma de forma subjetiva.
Definir bien un perfil no es solo listar los requisitos técnicos. Es entender el contexto del puesto: cómo es el equipo al que se incorpora la persona, qué estilo de liderazgo tiene el manager, qué objetivos tiene el rol en los primeros seis meses y qué competencias son imprescindibles frente a las que se pueden desarrollar.
En Ayanet siempre priorizamos las necesidades de nuestro cliente. Antes de publicar ninguna oferta, de empleo trabajamos con el cliente para tener claro no solo qué busca, sino por qué lo busca y qué encaje necesita.
2.La oferta de empleo no atrae a quien buscas
Una oferta genérica con requisitos estándar y sin salario visible atrae candidaturas en volumen pero no en calidad. Los perfiles más demandados, los que tienen opciones, son selectivos con a qué se postulan. Si la oferta no transmite nada concreto sobre el proyecto, la cultura o las posibilidades de desarrollo, esos candidatos simplemente no se postulan.
Publicar el rango salarial en la oferta, algo que además será obligatorio próximamente con la directiva europea de transparencia retributiva, reduce las candidaturas no ajustadas y aumenta significativamente las que sí encajan.
3.La gestión del reclutamiento es lento o poco comunicativo
Cada semana que pasa entre la primera entrevista y la oferta es una semana en la que ese candidato está teniendo otras conversaciones. En perfiles con demanda, la agilidad no es un plus: es un requisito.
La comunicación durante el proceso también importa más de lo que parece. Un candidato que no sabe en qué punto está, que espera semanas sin noticias o que recibe un rechazo sin ningún feedback, está viviendo su primera experiencia real de cómo funciona vuestra empresa. Y esa impresión se queda.
4. La evaluación no tiene criterios objetivos
Entrevistar bien es una habilidad que requiere formación y criterio. Muchas entrevistas se convierten en conversaciones agradables que no aportan información útil para tomar una decisión. Las pruebas de evaluación bien diseñadas complementan la entrevista aportando datos objetivos que reducen el sesgo y mejoran la calidad de la decisión final.
En Ayanet contamos con EVALÚA PRO, una app de evaluación de competencias desarrollada íntegramente por nuestro equipo de psicólogas junto con especialistas universitarios. Mide competencias de productividad, autogestión, inteligencia emocional y aptitudes cognitivas, y se adapta a las necesidades específicas de cada puesto y empresa. No es un test genérico del mercado: es nuestro.
Si además quieres aprender a usar la IA en tus propios procesos de selección, tenemos un programa formativo específico para ello: Selección en Tiempos de IA, dirigido a profesionales de RRHH que quieren incorporar herramientas de inteligencia artificial a su metodología de reclutamiento sin perder el criterio humano.
Qué cambia cuando la captación está bien diseñada
Un reclutamiento de talento bien diseñado no es necesariamente más largo ni más complejo. Es más preciso. Los candidatos que llegan están mejor filtrados, las entrevistas tienen más foco, las decisiones se toman con más criterio y los tiempos se acortan porque no hay que repetir fases.
El impacto se nota también después de la incorporación. Un candidato que ha entrado con expectativas bien alineadas, que conocía el proyecto y el equipo antes de incorporarse, tiene muchas más probabilidades de quedarse y de rendir bien desde el principio.
Un buen ejemplo de esto es el proceso que gestionamos para Caja Rural de Aragón: una posición directiva de alto impacto donde el perfil técnico era importante pero el encaje cultural y el momento de la organización eran determinantes. El resultado fue una incorporación que sigue funcionando precisamente porque el proceso estuvo bien construido desde el principio.
Cuándo tiene sentido externalizar la búsqueda de perfiles
Hay momentos en los que tiene todo el sentido gestionar la selección internamente: cuando el perfil es conocido, cuando el equipo tiene capacidad y cuando el proceso no tiene urgencia. Pero hay otros momentos en los que externalizar es la decisión más eficiente.
- Cuando llevas semanas o meses sin encontrar al candidato adecuado.
- Cuando el puesto es directivo o estratégico y el margen de error es bajo.
- Cuando el equipo de RRHH no tiene capacidad para dedicarle el tiempo que requiere el proceso.
- Cuando necesitas acceder a candidatos que no están buscando activamente, lo que se conoce como headhunting.
- Cuando tienes varios procesos abiertos a la vez y necesitas apoyo estructurado, como el modelo RPO (Recruitment Process Outsourcing).
En Ayanet no solo gestionamos el proceso, aportamos el criterio de un equipo de psicólogas especializadas que llevan 25 años haciendo esto. Si además el problema de fondo tiene que ver con la cultura de empresa, la retención de talento o el desarrollo de las personas, también trabajamos ese lado desde nuestra área de consultoría de RRHH.