¿Alguna vez has terminado un proyecto sintiendo que la mitad del equipo hacía lo mismo mientras una tarea clave quedaba huérfana? ¿O esa eterna reunión donde nadie sabe quién tiene la última palabra para aprobar el diseño final?
Suena familiar, ¿verdad?
Este es el caos del «quién hace qué», y es más común de lo que parece. Cuando los roles se difuminan, la productividad cae, la frustración crece y los proyectos se atascan. La solución no es tener más reuniones, es tener más claridad. Y aquí es donde entra en juego la Matriz RASCI.
No te asustes por las siglas. Piensa en ella como el mapa definitivo que pone fin a la confusión. Es una matriz de responsabilidad simple pero increíblemente poderosa.
Al terminar este artículo, sabrás exactamente qué es, por qué tu equipo la necesita y, lo más importante, cómo crear una desde cero con un ejemplo práctico que puedes usar hoy mismo.
¿Qué es (y qué no es) una Matriz RASCI?
Dicho de forma sencilla, una Matriz RASCI (a veces conocida simplemente como RACI) es una herramienta visual. Su único propósito es asignar y mostrar quién hace qué en una tarea, proceso o proyecto.
Es fundamental entender lo que no es, para saber exactamente cuándo usarla:
- No es un organigrama: El organigrama te dice quién reporta a quién (la jerarquía).
- No es un plan de proyecto (como un diagrama de Gantt): El plan de proyecto te dice cuándo se hacen las cosas (el cronograma).
La Matriz RASCI te dice quién es el responsable en cada paso del camino. Es, literalmente, el mapa del «quién».
Los 4 Roles Clave del Diagrama RACI: Desmontando la Sopa de Letras
El poder de este método reside en su simplicidad. Todo se reduce a cuatro letras (a veces cinco, con la «S») que asignamos a las personas involucradas en cada tarea. Vamos a desmontar esta sopa de letras con un enfoque de acción, no de libro de texto.
R – Responsible (El Ejecutor)
La persona (o personas) que hace el trabajo. Son las manos que teclean, que diseñan, que llaman o que redactan el informe. Son los «hacedores». En una tarea puede haber varios ‘Responsible’.
A – Accountable (El Responsable Último)
El dueño de la tarea. Aquí está la regla de oro: solo puede haber una (y solo una) ‘A’ por cada tarea. Es la persona que rinde cuentas del éxito o fracaso y quien tiene el poder de decisión final. Es «quien da el OK» y se asegura de que el equipo ‘R’ cumpla con su parte.
S – Supported (El Soporte)
Esta es la «S» que diferencia al RASCI del RACI simple, y es muy útil en tareas complejas. Es la persona que apoya activamente al ‘Responsible’. No ejecuta la tarea principal, pero aporta recursos, datos o ayuda clave para que esta se complete. Piénsalo como el copiloto.
C – Consulted (El Consultado)
El experto al que se le pide opinión. La comunicación aquí es bidireccional: el equipo ‘R’ le pregunta, y el ‘C’ responde con su feedback. Aporta su conocimiento antes de que se tome la decisión o se complete la tarea. (Por ejemplo, el departamento Legal revisando un contrato).
I – Informed (El Informado)
A quien se le comunica el resultado después de que la decisión esté tomada o la tarea esté hecha. La comunicación aquí es unidireccional: es un «Para tu información». No necesitamos su opinión (para eso está el ‘C’), solo que esté al tanto. (Por ejemplo, el equipo directivo siendo informado del lanzamiento).
¿Para qué sirve realmente? Los beneficios de dejar las cosas claras
«Vale, la teoría está clara», podrías pensar, «Pero, ¿qué gano yo implementando esto? ¿No es más burocracia?»
Al contrario. Es la herramienta anti-burocracia por excelencia. Cuando las cosas están claras, todo fluye.
- Evita la duplicidad de tareas: Se acaba eso de «pisarnos la manguera» y que dos personas hagan lo mismo sin saberlo.
- Elimina los «agujeros negros»: Adiós a esas tareas huérfanas que nadie asume porque «pensaba que lo hacía otro».
- Agiliza la toma de decisiones: ¿Necesitas una aprobación urgente? Miras la matriz, ves quién es la ‘A’ y vas directo a esa persona. Se acabaron las reuniones para decidir quién decide.
- Mejora la comunicación (y la paz mental): Todos saben a quién deben consultar (C) y a quién solo necesitan informar (I). Reduce el ruido, los emails innecesarios y las interrupciones.
- Facilita el onboarding: Un nuevo empleado puede ver esta matriz y entender en 10 minutos quién es quién en los procesos clave de la empresa.
Cómo crear tu propia Matriz RASCI: Ejemplo práctico paso a paso
Vamos a la acción. Crear tu primera matriz de responsabilidades es más fácil de lo que piensas. Solo necesitas una hoja de cálculo (o una pizarra) y seguir estos pasos.
Paso 1: Identifica las Tareas del Proyecto
Lo primero es lo primero. Haz una lista de todas las tareas clave o hitos del proyecto, de principio a fin. Sé específico. Por ejemplo, en lugar de «Lanzar servicio», desglósalo en «Definir servicio», «Crear landing page», «Publicar oferta de empleo», «Capacitar equipo», etc.
Paso 2: Lista a todos los Involucrados
Anota los roles o personas que participan en el proyecto. No te dejes a nadie. (Ej. Director RRHH, Técnico de Selección, Especialista de Marketing, Responsable Legal, CEO, etc.).
Paso 3: Dibuja la Matriz (la tabla)
Crea una tabla simple. Las tareas van en el eje vertical (filas) y las personas/roles en el eje horizontal (columnas).
Paso 4: Rellena las Casillas (La hora de la verdad)
Aquí es donde ocurre la magia (y la negociación). Asigna las letras (R, A, S, C, I) en cada casilla que corresponda.
Sigue estas reglas de oro para no fallar:
- Siempre una (y solo una) ‘A’ por tarea: Este es el error más común y el más crítico. Si hay dos ‘A’, nadie sabe quién manda. Si no hay ninguna, la tarea es huérfana y nadie rendirá cuentas por ella.
- Intenta que haya al menos una ‘R’: Suena obvio, pero si no hay un ‘Responsible’, la tarea simplemente no se hará.
- No satures a la gente: Si una persona es ‘C’ (Consultado) o ‘I’ (Informado) en todas las tareas, probablemente está en demasiadas reuniones y cadenas de emails. Sé selectivo y respeta el tiempo de los demás.
Ejemplo de Matriz RACI (¡Vamos a verlo!)
Imaginemos una tarea muy común en cualquier departamento de RRHH: «Publicar una nueva oferta de empleo». ¿Quién hace qué?
Aquí tienes un matriz RACI ejemplo claro y sencillo:
| Participante | Técnico de Selección | Director RRHH | Marketing |
Dirección General
|
| Rol (R, A, S, C, I) | R | A | C | I |
Vamos a traducir esto a la práctica:
- Técnico de Selección (R – Responsible): Es la persona que hace el trabajo. Redacta la oferta basándose en la necesidad, busca la plantilla corporativa y la sube a los portales de empleo.
- Director RRHH (A – Accountable): Es el dueño de la tarea. Da el «OK» final al texto y al presupuesto de la publicación. Es el responsable último de que la oferta sea correcta y se publique a tiempo, aunque no la haya escrito él.
- Marketing (C – Consulted): Es el experto al que se consulta. El Técnico (R) le pregunta: «¿El tono del texto encaja con nuestro employer branding? ¿Usamos la imagen correcta?». Marketing da su feedback antes de publicar.
- Dirección General (I – Informed): No participa en el día a día de esta tarea, pero se le informa después de que la oferta se ha publicado (quizás en un resumen semanal). Solo necesita saber que el proceso de contratación avanza.
Conclusión y Próximo Paso
Implementar una matriz RASCI no es añadir burocracia. Es todo lo contrario.
Es la diferencia entre un proyecto caótico donde las culpas vuelan y un proyecto fluido donde cada persona sabe exactamente qué se espera de ella y quién tiene el balón en cada momento. Es una herramienta de claridad. Y la claridad trae la eficiencia.
¿Ves claro cómo aplicarlo pero te abruma el proceso de definir todos los roles y responsabilidades en tu organización? A veces, empezar es lo más difícil.
En Ayanet RRHH somos expertos precisamente en eso: en optimizar estructuras y definir responsabilidades para que los equipos funcionen sin fricción. Hablemos de cómo podemos dar claridad a tus equipos.
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