El control horario, también llamado control presencial, es un sistema que se utiliza para el registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados a sus turnos laborales y el correcto almacenamiento de este.
En esta contabilidad se incluyen no solo las horas comprendidas entre la entrada y la salida del lugar de trabajo, sino también las horas extraordinarias y las no realizadas sea cual sea el motivo.
Esta medida es obligatoria para todas las empresas, sin importar el tamaño y el sector, e incumbe a todos los trabajadores, siendo ellos los responsables de su propio fichaje y nunca pudiendo fichar por otro compañero. La empresa, por otro lado, es responsable de proporcionar un método válido de fichaje a sus empleaos. Solo bajo registro y declarando el motivo, podrá la empresa modificar un fichaje en caso de, por ejemplo, una equivocación u olvido de un empleado.
La pauta llegó con él Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, quedando reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Por lo tanto, el principal objetivo de esta ley es implementar medios para solucionar este problema. Esta medida también busca de esta forma asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Mas allá de esto, es una herramienta que facilita la organización de los distintos departamentos que integran una compañía, al mismo tiempo que se fomenta la autodisciplina.
La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática. El Gobierno pretende que Inspección pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática, tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral.
Se espera que en verano de 2024 el control horario digital sea por ley la única opción válida.
Los métodos válidos desde ese momento serán entonces los siguientes:
- App de control horario
- Máquinas con sistemas RFID
- Sistemas en escritorio
- Enlaces web
No serán válidos los siguientes métodos de control horario:
- Sistemas biométricos: fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano
- Métodos analógicos: los registros en papel
De hecho, desde el 23 de noviembre de 2023 las empresas no pueden obligar a sus empleados a fichar con huella digital o con reconocimiento facial, ya que estos datos biométricos se consideran una invasión de la intimidad de la persona.
El responsable de Recursos Humanos podrá escoger el método o software de control horario que considere conveniente. Con Factorial se puede crear informes de control horario automáticamente válidos ante una inspección. Este es un software de recursos humanos desarrollado para digitalizar empresas mediante la integración de procesos de gestión humana como el control horario, fichaje, gestión de vacaciones y ausencias, incidencias en nómina, proceso de búsqueda, contratación e inducción de personal, control de gastos y comunicación interna…
Para cumplir con esta ley, hay que asegurarse de no eludir ninguno de los procesos y de los elementos que se requieren:
- Registrar diariamente cada turno de los empleados de manera individual. Sin olvidar ningún elemento.
- Aportar los datos identificativos de la empresa.
- No olvidar los datos del empleado.
- Especificar la fecha a la que corresponde cada jornada.
- Detallar la hora exacta de entrada y de salida.
- Conservar el registro durante al menos cuatro años.
- Mantener el registro a disposición de los trabajadores, sus representantes, e Inspección de trabajo.
Es más, estos son los requerimientos básicos del registro de horario de los empleados:
- Todas las empresas deberán llevar el registro de horario de sus empleados independientemente de la jornada que estos tengan.
- La empresa estará obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años.
- Deberá estar disponible para los empleados y los sindicatos.
- Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.
- Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.
En caso de que estas pautas nombradas no se cumplan, la ley de infracciones del Orden Social establece dos tipos de sanciones:
- Infracciones leves: Tienen una multa que puede ir de los 60 a los 625 euros, y suceden cuando la empresa no informa a sus trabajadores sobre las condiciones laborales o no pone a disposición de estos los informes de su registro horario.
- Infracciones graves: Tienen una multa que puede ir de los 625 a los 6.250 euros, y suceden cuando los trabajadores han realizado horas extra y la empresa no las ha pagado, o cuando hay irregularidades en el mismo control horario.
- Infracciones muy graves: Tienen una multa que puede ir de los 6.250 a los 187.515 euros, y suceden cuando las horas extra han sido trabajadas por empleados menores de 18 años, haya impago o se repitan retrasos en los pagos